ARCHIVAGE ET GESTION DOCUMENTAIRE
Aperçu
Mettre en place un service d’archivage et de gestion électronique des documents (GED) dans une organisation est essentiel pour optimiser la gestion des informations, faciliter l’accès aux documents, et garantir leur conservation sécurisée et conforme aux normes légales. Ce service vise à remplacer les pratiques d’archivage papier par un système numérique qui permet de centraliser, organiser et suivre les documents tout au long de leur cycle de vie.
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Mettre en place un processus de numérisation systématique pour tous les documents papier, en utilisant des scanners performants et des outils de reconnaissance de texte (OCR) pour convertir les documents scannés en fichiers exploitables et recherchables.Les documents électroniques existants doivent être transférés dans le système GED, en veillant à les organiser correctement et à maintenir les métadonnées associées.
Et définir des processus de gestion pour l’importation des nouveaux documents, leur mise à jour, la suppression ou l’archivage des anciens documents.
Conclusion
Un service d’archivage et de gestion électronique des documents (GED) implique un processus structuré qui comprend la sélection d’un logiciel adéquat, l’élaboration de politiques internes claires, la formation des utilisateurs, et la mise en place de contrôles réguliers. Un tel service permet à l’organisation de gagner en efficacité, de garantir la conformité aux exigences légales, et de réduire les risques liés à la gestion des documents.Pour besoin de plus d'information, n'hésite pas à nous contacter !
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